Mon Espace Pro

Etudiant en troisième année de Licence Professionnelle Tourisme, mention Responsable International de Structures de Loisirs, d’Accueil et de Voyages, j’effectue un stage de 6 mois dans une entreprise touristique, plus précisément une agence réceptive, à Malte. Mon stage dure du 11 Avril 2010 au 26 Septembre 2010.

Mon poste est celui de « Groups Co-ordinator » dans le département des groupes de Robert Arrigo & Sons Ltd. Dans cette page vous trouverez plus ou moins en détails toutes les informations concernant mes missions de stage, et mon évolution au sein de l’entreprise.

Par ailleurs, pour toute information sur mon parcours professionnel, n’hésitez pas à visiter mon profil Viadeo en cliquant sur l’icône:

 

Mon entrprise

Ayant accueilli plus d’un million de touristes jusqu’à présent, Robert Arrigo and Sons Ltd possède une expérience de plus de 30 ans dans l’activité d’agence réceptive.

En conservant la flexibilité d’une petite organisation encore soutenue par plus de 50 salariés, tous les professionnels dans leur propre domaine, Robert Arrigo & Sons est l’expert quant au indivuels, groupes et voyages d’incentive. La société cherche toujours à optimiser le rapport qualité/priw, qui est si important sur un marché aussi vivant que celui du tourisme.

Notre richesse d’expérience accumulée au cours de ces années est partagée avec tous nos associés étrangers et contribue au service remarquable que notre société peut offrir à ses clients.

Ceci s’est avéré être l’atout majeur de la société dans l’assurance de sa croissance stable. C’est aussi le pivot sur lequel notre réputation de la fiabilité et du service de qualité a été construite.

Retrouver tous nos partenaires hôtels en cliquant ici

 

Situation au 28/04/2010

Je vous adresse mon premier rapport pour vous rendre compte du déroulement de mon stage. J’ai donc intégré l’équipe du département des groupes il y 17 jours déjà. Nous sommes pour l’instant 5 « groups co-ordinators » à travailler pour le directeur du département des groupes, M. Manwel Borg Canalis. Ma tutrice Déborah Calleja occupe elle aussi le même poste que moi, mais à un stade plus élevé bien sûr. Pour vous donner une idée de la manière dont nous travaillons, je vais vous donner un exemple. Un client (TO ou agence de voyages) nous contacte par mail pour une demande d’un groupe pour un voyage à Malte. Les clients sont pour la plupart Français, Allemands ou Italiens. Soit il s’agit d’une demande ponctuelle, dans quel cas c’est Manwel qui s’en charge, soit il s’agit des agences avec lesquelles nous avons l’habitude de travailler, et la demande est adressée à Déborah ou moi-même, sur nos boîtes professionnelles.

A partir de là, mes missions sont de poser des options sur un certains nombre de chambres de différentes catégories auprès de l’hôtel choisi par le client. Un nouveau dossier est donc créé sur support papier (dans lequel on y insérera toutes les correspondances) ainsi qu’un nouveau dossier avec un numéro de voucher est créé sur le logiciel informatique qu’utilise l’entreprise : «caché ». C’est justement sur ce logiciel qu’on détermine une date d’option pour chaque dossier avec des options diverses, comme la confirmation du groupe, l’envoi de la rooming-list, l’attente de l’accomodation split up, la liste des noms des participants, l’envoi de la facture proforma, ou les différentes options liées aux excursions par exemple. Excusez-moi si tout ceci paraît vague pour l’instant, mais vous comprendrai par la suite lorsque je vous expliquerai en détails mes missions. Donc, de ce fait, si mon client confirme un groupe, j’envoie une confirmation à l’hôtel, avec la rooming-list (noms des participants + répartition des chambres). Ensuite, je procède à l’élaboration d’une facture proforma avec l’aide de ma tutrice Déborah, où on calcule les prix des différentes prestations (le plus souvent logement + transfert + excursions).

Il vous faut savoir que l’entreprise a un département excursions et que toutes celles que nous proposons sont réalisées par ce service. Nous ne vendons en fait dans mon département que des packages préétablis (Circuit Classique « Au cœur de Malte ») ou bien des excursions individuelles toujours déjà existantes que nous tenons à notre disposition dans un catalogue (Programme Excursions Culturelles). La plupart de nos clients sont des personnes souvent âgées qui viennent à Malte en groupe pour un tourisme culturel. Sinon, nous traitons aussi beaucoup de dossiers de groupes d’étudiants (souvent Allemands) qui viennent passer une semaine en vacances à Malte. Dans ce cas là, nous ne vendons que la prestation de l’hôtel sans excursions.

 Pour revenir plus précisément sur mes missions, je m’occupe du marché Italien, Français et Allemand, depuis la création d’un dossier jusqu’au paiement des factures et arrivée des groupes. Le plus gros de mon travail se fait par correspondance mail, que ce soit en anglais ou français, mais aussi bien pour quelques e-mails minimes où je peux exercer mon italien et mon allemand.

 Ce que je retiens aujourd’hui, c’est que ce travail n’est pas une mince affaire, et qu’il nécessite une attention quasi-permanente. J’avoue devoir faire un effort de concentration assez intense car je veux vraiment être apprécié pour mon travail et ma bonne détermination. De plus, ma nature curieuse m’aide à toujours vouloir savoir comment se passent les choses, et c’est grâce à ça que j’enrichi de jour en jour mes compétences en matière de nouveau professionnel du tourisme.

 

Situation au 25/05/2010

Le temps passe en entreprise, la confiance s’instaure et les missions se diversifient. C’est en effet l’image que je perçois quand je fais un bilan du dernier mois passé ici.

Mes missions ont évoluées en un sens dans la mesure où depuis mon dernier rapport, une stagiaire française de mon département a terminé son stage. De ce fait, nous sommes maintenant 4 employés dans le département des groupes. Je m’inclus dans le terme « employé » dans la mesure où j’occupe un poste dans lequel j’effectue des missions propres à un employé. Je veux dire par là que je ne suis pas l’assistant de quelqu’un, mais bien au contraire, que mes missions font partie intégrante du bon déroulement économique de l’entreprise.

Pour être plus précis, je dirai que ce qui a changé depuis mon dernier rapport, c’est que je sens une confiance installée dans les tâches que l’on m’assigne. En d’autres termes, ma tutrice me laisse de plus en plus m’occuper d’un dossier du début à la fin. De ce fait, j’ai de nombreuses correspondances avec les agences françaises, allemandes et italiennes, pour répondre à leurs attentes et leurs questionnements. Le fait que mon travail consiste pour la plupart du temps à relancer les agences et les hôtels pour tel ou tel point (chambres en option, rooming-list, noms des participants, type de régime, détail des vols d’arrivée et de départ, paiement des prestations, etc.), mes contacts prennent l’habitude de répondre sur ma boite email directement pour demander par exemple des renseignements supplémentaires ou bien obtenir un programme détaillé des excursions. De ce fait, je leur réponds (dans la mesure de mon possible et de mes connaissances), et je remarque que ma capacité à traiter certaines demandes tout seul et à prendre des décisions est appréciée par mes supérieurs. Pour revenir à mes « nouvelles » missions, j’ai effectué de plus en plus de factures proformas à envoyer aux agences et tour operateurs. Je me plais à être assigné à cette tâche, car le travail y est varié ; il faut réfléchir à ce que l’on facture, chaque dossier étant différent avec diverses prestations et services demandés par le client. Autrement, il faut dire qu’à cette période de l’année, de nombreux groupes viennent à Malte, mais j’arrive à m’organiser dans mon travail pour traiter en début de semaine la plupart des options entrées dans le logiciel. Ainsi,en fin de semaine, je peux aider ma collègue Séphora qui s’occupe des groupes qui arrivent à Malte la semaine qui suit la semaine actuelle, à envoyer un récapitulatif de tous les services demandés aux différentes agences, ainsi qu’établir la répartition des repas suivant les dates d’excursions que j’envoie aux hôtels. Ainsi, pour un groupe par exemple, je vérifie les excursions qui ont été réservées, avec ou sans repas, définis une date pour chaque excursion en accord avec le département des excursions (suivant leur organisation), en sachant que certaines excursions ne peuvent être faites qu’un certain jour de la semaine, et que les visites culturelles de certaines villes ne peuvent pas se faire un dimanche en raison du respect des habitants et de la célébration de la messe. C’est donc avec tous ces éléments en main que j’envoie à l’hôtel une répartition des repas que les clients vont prendre au restaurant de l’hôtel, en calculant leur heure d’arrivée et de départ de l’hôtel, d’après les détails du vol qui auront été envoyés préalablement par l’agence et d’après la durée du transfert aéroport/hôtel. Toutes ces missions sont bien entendu vérifiées et contrôlées par ma tutrice.

Ce que je retiens aujourd’hui, c’est la confiance qui s’installe entre mes collègues et moi, et la confiance que je prends à évoluer dans un milieu professionnel qui me correspond. Bien sûr, comme on dit, les journées se suivent et se ressemblent, mais tout de même, chaque journée révèle une surprise, que ce soit un obstacle à surmonter ou bien une nouvelles compétence professionnelle acquise, et je ne suis que contraint d’apprécier la découverte qui s’offre à moi.

 

Situation au 25/06/2010

Mes fonctions dans l’entreprise ont continué à suivre l’évolution qui leur était destinée. En effet, comme exprimé précédemment, la confiance est dorénavant installée. C’est donc au sein d’une ambiance d’entreprise de plus en plus conviviale que je deviens réellement autonome dans mon travail.

 Quelques nouvelles tâches m’ont été assignées, comme par exemple l’étude de devis et l’envoi de cotations aux agences m’en faisant la demande. Ce n’est rien de bien compliqué ; il s’agit de choisir un hôtel en fonction de la demande du client, de lui proposer les excursions qu’il désire faire à Malte, de lui envoyer les prix et d’attendre sa réponse avant de commencer les réservations. Néanmoins, certaines demandes plus pointilleuses demandent plus de travail. Par exemple, si un client veut sortir des circuits classiques et requiert une demande plus précise, il faut alors étudier prestation par prestation, d’après leur prix d’achat, ajouter une marge applicable, et ajuster les différents services de manière à créer un programme qui tienne la route et qui satisferait le client. Enfin nous voilà dans ce qu’on appelle la production touristique. C’est avec plaisir que je traite ce genre de demande qui ne fait qu’enrichir ma connaissance personnelle de l’île et du métier de producteur touristique.

 Je prends également plaisir à remarquer l’intérêt que mes collègues et mes supérieurs me portent quant à mes connaissances extérieures en matière de marché touristique et de la langue française. Je suis souvent sollicité pour les aider à communiquer en français, bien qu’ils parlent pour la plupart un français tout à fait convenable. Et cette aide apportée est d’autant plus flatteuse quand on me laisse participer à de gros dossiers. Par exemple, nous avons organisé pour un de nos clients un voyage complémentaire à l’organisation d’un séjour d’un gros groupe arrivant cet été à Malte, en guise de repérage. Nous avons donc organisé une visite de l’hôtel retenu pour le groupe. Durant trois heures de visite à l’hôtel Riviera Resort & Spa, nous leur avons fait découvrir les lieux et soulevé les derniers points nécessaires. Je ne vais pas vous faire un compte rendu de la visite et de ma rencontre avec les clients, mais je peux vous dire que c’était très intéressant pour moi, à la fois parce que je rencontrais les deux côtés de mes collaborateurs lors d’une visite professionnelle où chacun essayait de défendre ses propres intérêts, et en même temps parce que je découvrais un hôtel fort charmant.

Ce que je retiens aujourd’hui, c’est le retour positif que l’on me transmet sur mon travail fourni. Les choses me semblent bien plus faciles maintenant. L’entente entre les collègues est bien présente, et j’ai un sentiment d’appartenance à une « famille ». Peut-être mon intuition n’est qu’illusoire, dans la mesure où dès la fin de mon stage, tout ce que j’ai pu faire sera sûrement oublié, mais néanmoins, le moral est de la partie en ce moment. Et il n’y a rien de mieux que de travailler avec la bonne humeur.

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Responses

  1. Bonjour,

    Je suis admise en 3ème année de licence Tourisme à l’ESTHUA à Angers pour la rentrée 2010. J’ai 12 semaines de stage à effectuer du 27 Septembre au 18 Décembre, est-ce possible que je m’adresse à votre entreprise qui m’intéresse beaucoup ? Dans ce cas, à qui puis-je m’adresser ? A quelle adresse postale et mail ?

    Merci pour tous les renseignements fournis sur ton site, c’est super ! Bonne continuation,

    Louise Buffet

    louise.buffet@yahoo.fr

    • Bonjour Louise,

      Cela me semble tout a fait possible en effet. Laissez moi en parler a mes supperieurs avant de vous annoncer quoi que ce soit, mais sachez que je termine mon stage le 26 Septembre. Donc au niveau des dates, ca serait parfait.

      Je vous répondrai sur votre adresse mail perso pour vous donner le contact a qui vous adresser .

      Simon

  2. plus de 2000 visites! BRAVO

  3. Bonjour Simon,

    Mme Mercieca m’ a transmis votre blog.

    Je me présente donc. Je suis Pierre et je vais effectuer un stage au sein du département Conférence & Incentives de l’agence Robert Arrigo & Sons entre septembre et novembre 2010.

    Je me permets de vous contacter car j’ai plusieurs questions. Tout d’abord, j’aurai voulu avoir des informations concernant le logement à Malte (par quel moyen et comment avez cherché et trouvé, appartement ou colocation, sites internet, contacts…). J’ai déjà cherché sur internet mais il y a peu de sites à ce sujet.

    Merci de me contacter sur ma messagerie personnelle.

    Merci de votre réponse.

    Pierre Leduc

    • Bonjour Simon,

      Ton blog est vraiment très intéressant, il m’a appris beaucoup de chose sur cette entreprise.

      Je vais effectuer un stage au sein du département Customer Care de l’agence Robert Arrigo & Sons en septembre 2011 et pour 3 mois.

      Je me permets de vous contacter car j’aurai voulu avoir des informations concernant le logement à Malte (par quel moyen avez vous cherché et trouvé, c’était en appartement ou colocation, contacts…).

      En te remerciant d’avance pour ta réponse.

      Charline A

  4. Bonjour,

    Je suis en 2ème année de BTS Ventes et Productions touristiques à Rennes.

    Je suis à la recherche d’un stage pour decembre-janvier 2010-2011. Un stage de 5 semaines qui ne sera pas rémunéré avec convention de stage.

    Je viens d’effectuer un stage de 2 mois dans une agence receptive de tourisme à Caracas, au Venezuela.

    Serait il possible de postuler dans cette entreprise, qui d’apres tes articles me parait vraiment intéressante?

    J’attends votre réponse.

    Blandine

  5. Bonjour ,

    Je suis actuellement en 1ère année de BTS AGTL et je dois réaliser un stage de 9 semaines .
    Je recherche un stage en agence réceptive et l’agence où tu as fait ton stage m’intéresse vraiment mais sais-tu si les missions correcpondent aussi pour un bts agtl !?

    Merci d’avance ,

    Rachel

  6. Bonjour,
    Je suis étudiante en BTS Ventes et Productions Touristiques et je cherche un stage à partir d’octobre 2011.
    Serait il possible de postuler dans cette entreprise?
    Merci par avance.

  7. Bonjour Simon,

    Comme tu me l’a conseillé, ton site est très bien fait et tu as répondu du même coup à de nombreuses questions. Cependant, le département MICE m’intéresse d’avantage que le service groupe, as – tu le contact de Mme Mercieca d’A+ DMC?

    Bien cordialement,

    Alexandra


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